Da es einem Postzusteller im urbanen Raum nicht möglich ist, sämtliche Sendungen seiner Tour auf einmal zu transportieren, werden Sendungen in Depotstellen zwischengelagert.

Depotstellen sind fixe, zumeist im öffentlichen Raum installierte Kästen, die sich bei der Bevölkerung unterschiedlicher Beliebtheit erfreuen. Die sich stets verändernden Anforderungen an eine moderne Zustelllogistik sowie gesellschaftliche, ökologische und ökonomische Rahmenbedingungen, machen ein Überdenken des bestehenden Depotstellenkonzeptes erforderlich.

 Dabei gilt es zu evaluieren, inwieweit eine Kombination aus fixen und variablen Depotstellen geeignet ist, die bestehenden Anforderungen zu erfüllen. Während variable Depotstellen bestmöglich an die jeweiligen, auch saisonal unterschiedlichen Erfordernisse der Postzustellung angepasst werden können, bieten fixe Depotstellen auch zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Stellt man sich eine derartige Depotstelle als eine aus modularen Elementen zusammengestellte Lösung vor, so kann man diese zu einer multifunktionalen Einrichtung erweitern, beispielsweise als Depotstelle für "dritte" Logistikketten (Pakete, Werbesendungen etc.), als Abholpunkt für Sendungen wie beispielsweise Pakete oder aber für gänzlich andere Nutzungen (Infopoint, Verkaufsautomaten etc.).

 Die Möglichkeit, dass in einer Depotstelle mehrere Logistikketten gebündelt werden, ermöglicht zusätzlich eine Optimierung der Zustellung auf der sogenannten letzten Meile. Im Idealfall wird ein Haushalt pro Tag nur mehr einmal von einem Zusteller besucht, der im zuvor skizzierten Beispiel gleichzeitig Briefe, Zeitungen, Pakete und Werbesendungen bringt. Dies erhöht den Komfort für Bürgerinnen und Bürger bei gleichzeitiger Reduktion von Fahrten und den damit verbundenen verkehrlichen und ökologischen Auswirkungen. 

Das Projekt adressiert das Thema „Nachhaltige Gütermobilität in Städten“. Die Zustellung von Briefsendungen in dicht bebauten Gebieten erfolgt in der Regel via Fußzustellung. Fußzustellung bedeutet, dass die Transportkapazitäten des Zustellers geringer sind als beispielsweise bei der Zustellung mittels PKW. Aus diesem Grund ist für die Briefzustellung ein geeignetes Netz an Depotstellen erforderlich, an denen der Zusteller auf seinem Zustellgang mit weiteren Sendungen versorgt wird. Depotstellen sind also als Umschlagslager in der Brief- bzw. Paketzustellung zu verstehen.

Flex.Depot stellt auch die Grundlage für die Neuorganisation der Brief- und Paketzustellung in urbanen und suburbanen Räumen dar. Der Innovationsgehalt von Flex.Depot liegt in der ganzheitlichen Betrachtung des Themas Zustellung, wobei neben den Aspekten der Logistik, der Optimierung bestehender Dienste, der Prozessintegration, der IT-Umsetzung bis hin zu Design und Stadtgestaltung die Integration in bestehende Organisationsmodelle und die Entwicklung neuer Kooperationsmodelle im Vordergrund steht. Birgt die Bündelung der unterschiedlichsten Logistikketten (Brief, Paket etc.) innerhalb eines Logistikers bereits große Potenziale, so beinhaltet die Integration Dritter in Flex.Depot zusätzlich enorme Optimierungschancen.

Die Schaffung und Positionierung von geeigneten Depotstellen, in welchen die Sendungen aus mehreren Logistikketten gesammelt und von dort aus nur mehr von einem (1) Zusteller zum Endkunden geliefert oder vom Endkunden selbst abgeholt werden, ist zentrales Thema von Flex.Depot. Dabei werden die Depotstellen im Stadtgebiet derart anzuordnen sein, dass die letzte Meile durch den Zusteller prinzipiell zu Fuß (mit einem Handwagen) oder zumindest aktiv mobil (zum Beispiel Lastenfahrrad) zurückgelegt wird. Auch soll bei der Gestaltung der Depotstellen darauf Rücksicht genommen werden, dass Transportbehälter unabhängig vom eingesetzten Fahrzeugtyp größtmögliche Kompatibilität zueinander aufweisen, wodurch das rasche Be- und Entladen von Fahrzeugen gewährleistet werden soll. Aus Sicht des Endkunden stellt Flex.Depot einen großen Komfortgewinn dar, da er nur mehr einmal täglich, idealer Weise unter Berücksichtigung spezieller Zeitfenster – beliefert wird.

Das im Sinne der Gesellschaft erklärte Ziel der Sicherstellung der Versorgung mit Gütern und Dienstleistungen stellt den Ausgangspunkt für Flex.Depot dar. Dabei geht es vor allem auch darum, das Service-Level für den Kunden zu erhöhen: die gemeinsame Zustellung unterschiedlicher Sendungen einerseits oder die Abholung von Sendungen von einer geeigneten Depotstelle zu einem beliebigen Zeitpunkt andererseits. Die Bündelung der Logistikketten (Brief, Paket, Nahlogistik etc.) bewirkt eine Reduktion des (vor allem motorisierten) Verkehrsaufkommens besonders im innerstädtischen Frühverkehr, was wiederum eine Erhöhung der Verfügbarkeit der Verkehrsinfrastruktur sowie der Nutzbarkeit des Verkehrssystems für andere Zwecke sowohl der Güter- als auch der Personenmobilität mit sich bringt. Gleichzeitig werden im Bereich der letzten Meile zwischen Depot und Endkunden vor allem nachhaltige Mobilitätsformen im Bereich der aktiven Mobilität gestärkt.

In Bezug auf die Umweltpolitik leistet Flex.Depot einen wesentlichen Beitrag zur Reduzierung des Energie- und Ressourcenverbrauchs sowie zur Reduzierung von Emissionen und Immissionen. Die Bündelung der Logistikketten führt zwangsläufig zu einer Verringerung des motorisierten Verkehrs, was selbst wiederum eine Verringerung dessen negativer Auswirkungen zur Folge hat. Des Weiteren führt diese Bündelung zu einem optimierten Einsatz und folglich einer Reduktion der erforderlichen Betriebsmittel. Da Depotstellen sich zur Zeit in der Regel im öffentlichen Raum befinden, wird bei Flex.Depot mit der Einbindung der relevanten Stakeholder und der Berücksichtigung der Aspekte der Stadtplanung und Stadtgestaltung großes Augenmerk auf einen Interessensausgleich zwischen dem öffentlichen Raum als (Verkehrs)Infrastruktur und als Lebensraum für den Menschen gelegt.

Hinsichtlich der Wirtschaftspolitik trägt Flex.Depot und die damit verbundene Optimierung von Logistikketten klar zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Verkehrssektors bei. Gleichzeitig führt das Projekt zu einem Ausbau der bestehenden Kompetenzführerschaft der Projektpartner im Bereich Gütermobilität, konkret der effizienten Zustellung von Sendungen an den Endkunden. Der wirtschaftliche Druck auf der einen Seite und die stets steigenden Anforderungen der Endkunden an die Servicequalität aber auch an Faktoren wie Nachhaltigkeit und dergleichen auf der anderen Seite hatten immer schon zu Optimierungen der Logistikprozesse geführt. Mit Flex.Depot und der damit verbundenen themenübergreifenden Betrachtung von Logistikprozessen wird allerdings ein erweiterter, auf der reinen Prozessoptimierung aufbauender Ansatz gewählt, welcher auch dazu geeignet ist internationale Maßstäbe zu setzen und der Förderung internationaler Kooperationen zu dienen.